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Forschungsinformationssystem

Einführung eines Forschungsinformationssystem an der Universität Osnabrück

Was ist ein Forschungsinformationssystem?

Forschungsinformationssysteme umfassen integrierte Dokumentations- und Berichtssysteme, die die Leistungen und Ausstattung von forschenden Einrichtungen abbilden, die Berichterstattung und Steuerung von Forschungseinrichtungen erleichtern, die Transparenz der Forschung und die Kommunikation zwischen Forschenden und Öffentlichkeit erhöhen, so die Arbeitsgruppe Forschungsinformationssysteme der Deutschen Initiative für Netzwerkinformationen e.V.

Wieso wird ein Forschungsinformationssystem an der Universität Osnabrück eingeführt?

Die Universität ist nicht nur aufgrund zunehmend wettbewerblich ausgerichteter Rahmenbedingungen gehalten, aktuelle Forschungsinformationen und verlässliches Datenmaterial systematisch und kurzfristig zur internen Steuerung abrufbar vorzuhalten, sondern nach Ziffer 12 der Zielvereinbarung 2014-2018 mit dem Land  - in Verbindung mit den landesseitigen »Leitlinien zur Transparenz in der Forschung« verpflichtet, jährlich grundlegende Daten über Forschungsaktivitäten und -ergebnisse an exponierter Stelle ihres Webauftritts zu veröffentlichen. Die Veröffentlichungspflicht erstreckt sich seit 2016 nach »Leitlinie 1« auf Angaben zu jeweils am 1.12. des Vorjahres »aktive« drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte. Bisher ist an der Universität Osnabrück kein System etabliert, um die hierfür erforderlichen Berichte zu erstellen, so dass für die Datenabfrage als Zwischenlösung derzeit auf SAP zurückgegriffen wird. Zudem können die Informationen derzeit nicht nutzer*innenfreundlich und v.a. filterbar und mit Suchfunktion ausgestattet oder barrierefrei zur Verfügung gestellt werden.

Zukünftig muss die Universität Osnabrück ‒ so »Leitlinie 2«,  der Öffentlichkeit Forschungsergebnisse immer dann zugänglich machen und zwar immer dann wenn die Forschungsprojekte mit öffentlichen Mitteln gefördert wurden und i. Ü., wenn die Auftraggeber*innen der Veröffentlichung nicht widersprochen haben. Die Veröffentlichung der Ergebnisse als Kurzfassung ist entsprechend der Praxis der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) zu realisieren. Dieser Verpflichtung kann die Universität bisher nicht ohne weiteres nachkommen, da keine mit entsprechenden Informationen gespeisten operativen Systeme existieren oder zentral vorliegen. Das gilt i.Ü. auch zu Publikationen, Patenten, Preisen/Auszeichnungen, Konferenz- bzw. Tagungsteilnahmen, Herausgeberschaften und Mitgliedschaften, die neben Projektdaten nach dem »Kerndatensatz Forschung« des Wissenschaftsrates auf Dauer ein Set an standardisierten Daten zu Forschungsaktivitäten bilden werden.

Nicht zuletzt spielt die Außendarstellung/Präsentation von Forschungsinformationen eine nicht zu unterschätzende Rolle für die Reputation der Universität und ihrer Wissenschaftler*innen. Mit dem Forschungsinformationssystem soll daher auch die Basis für eine professionellere Sichtbarkeit der Wissenschaftler*innen der Universität Osnabrück und ihrer Forschungsaktivitäten geschaffen werden.

Welche Daten soll das Forschungsinformationssystem langfristig umfassen?

Das Forschungsinformationssystem soll langfristig Daten zu Personen, Projekten, Publikationen, Promotionen, Patenten und Preisen enthalten. Die Priorisierung bei der Umsetzung richtet sich nach der verpflichtenden Bereitstellung von Informationen zur Erfüllung von Berichtspflichten, d. h. Informationen zu drittmittelfinanzierten Projekten, Personen und zu Ergebnissen dieser Projekte werden in der ersten Phase aufgrund der »Leitlinien1 und 2« zur Transparenz in der Forschung vorrangig eingebunden. Die Priorisierung wird in der nachstehenden Abbildung durch die Farbgebung veranschaulicht, wobei es auch innerhalb dieser Priorisierungen zwangsläufig zu Priorisierungen kommen muss. So soll es, der Leitlinie 2 entsprechend, systemisch zunächst möglich sein, erforderliche Informationen zu mit Stand 01.12.2015 aktiven und bis 31.12.2016 abgeschlossenen Projekten nutzer*innenfreundlich abzubilden.

Abbildung 1

Wie wird die Einführung des FIS erfolgen?

Die unter Verantwortung der Vizepräsidentin für Forschung und Nachwuchsförderung aus insgesamt knapp fünf Jahre angelegte projektbezogene Einführung des Forschungsinformationssystems soll mit Überführung in den Regelbetrieb Ende 2021 abgeschlossen sein.
Die Projektleitung liegt im Zentralen Berichtswesen. Das engere Projektteam setzt sich aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Zentrums für Digitale Lehre, Campusmanagement und Hochschuldidaktik (virtUOS), der Universitätsbibliothek und des Rechenzentrums zusammen. Da die Realisierung der mit Einführung des Forschungsinformationssystems verbundenen Ziele nur unter breiter Einbindung unmittelbarer und mittelbarer Stakeholder erfolgen kann, sind neben der Universitätsleitung die Dezernate Personal, Finanzen und Hochschulentwicklungsplanung die Stabsstelle Kommunikation und Marketing, der Personalrat sowie der Datenschutzbeauftragte und Wissenschaftler*innen der Universität in das Projekt eingebunden.

Das Projekt selber gliedert sich in drei Phasen: Die bis Ende 12/2018 terminierte Projektphase 1 ist vor allem getragen von der Umsetzung der Leitlinie 2 zur Transparenz in der Forschung und bestimmt durch die Umsetzung dreier Meilensteine.

Abbildung 2

In Phase 2 wird der Fokus auf der Weiterentwicklung des Systems, der Qualitätssicherung der Datenbasis, der Dokumentation der Software und der Prozessbeschreibung, aber auch der Entwicklung eines Key-User-Konzepts liegen. Ausgehend von einer Anfang 2019 bereitgestellten Version eines Forschungsportals zur Erfüllung der Leitlinien zur Forschungstansparenz, wird das Portal sukzessive um Informationen zu laufenden und etwaig abgeschlossenenen Projekten und zu Promotionen ergänzt. Es ist geplant, das Portal für Wissenschaftler*innen um interaktive Funktionalitäten zu erweitern (Login-/Editiermöglichkeiten) und ein erstes Standard-Reporting auf Basis der zur Verfügung stehenden Daten zu entwickeln. Zudem sollen Filtermöglichkeiten entwickelt werden, um eine gezielte Suche nach Forschungsinhalten und -ergebnissen zu ermöglichen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Die Anbindung der Publikationsdaten aus einem Teilprojekt der Universitätsbibliothek im Zuge der Erstellung einer Hochschulbibliographie soll zum Ende der Phase 2 (Ende 8/2020) abgeschlossen sein.
Mit erfolgreichen Abschluss der Phase 2 wird die Freischaltung des Ssystems erfolgen, verbunden mit einer sich dann spätestens anschließenden Evaluationsphase (bis Ende 2021).

Projektverantwortung

Birgit Brüggemann

Tel.: +49 541 969-4953
Fax: +49 541 969-4969
birgit.brueggemann@uni-osnabrueck.de

Raum: 13/E02
Zentrales Berichtswesen (ZBW)
Neuer Graben 29
49074 Osnabrück

Projektleitung

Sonja Schulze

Tel.: +49 541 969-4525
Fax: +49 541 969-4717
sonja.schulze@uni-osnabrueck.de

Raum: 13/E09
Zentrales Berichtswesen (ZBW)
Neuer Graben/Schloss
49074 Osnabrück