Kalender
Mit dem Kalendermodul der SOGo Groupware bietet das Rechenzentrum eine Webschnittstelle an, über die Termine und Aufgaben in privaten und öffentlichen Kalendern individuell oder mit mehreren Personen eingetragen und verwaltet werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Kalender in Programmen wie Mozilla Thunderbird, Outlook, Windows Live Mail, Apple iCal etc. oder in mobilen Endgeräten (iPad, iPhone, Android ...) einzubinden und zu synchronisieren.
IT-Support Groupware (SOGo) - Rechenzentrum
Überarbeitet am: 18.08.2025
Voraussetzungen
Die Kalender-Modul der SOGo-Groupware steht allen Personen mit einer gültigen Benutzerkennung der Universität Osnabrück zur Verfügung.
Persönlichen Kalender nutzen
Nach der Anmeldung steht jedem berechtigten Benutzer der Kalender Persönlicher Kalender zur Terminverwaltung zur Verfügung. Standardmäßig ist dieser nur für den jeweiligen Besitzer einsehbar und bearbeitbar.
Anmeldung
Die Anmeldung an SOGo erfolgt über das Webportal: https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/.
Es werden die folgenden Eingabedaten benötigt:
- Benutzername: Benutzerkennung (Beispiel: xmuster)
- Passwort: Zum Benutzerkonto gehörendes Passwort
Der Authentifizierungsvorgang wird durch Klicken auf das Pfeilsymbol gestartet.
Termine anlegen
Termine werden in der Kalender-Ansicht (erkennbar am rot markierten Symbol rechts oben) über das "+"-Zeichen und die anschließende Auswahl von Neuer Termin angelegt.
Die angezeigten Eingabefelder (z. B. Titel, Verabredungsbenachrichtigungen, Von, Bis) sind entsprechend dem Beispielbild auszufüllen. Über die Schaltfläche Teilnehmer einladen können Angehörige der Universität per E-Mail zu Terminen eingeladen werden.
Teilnehmer einladen
Für das Eingabefeld Teilnehmer einladen ist eine gültige E-Mail-Adresse der Universität erforderlich. Diese muss dem Format Benutzerkennung@uni-osnabrueck.de entsprechen (Beispiel: ymuster@uni-osnabrueck.de). Die Verwendung von Adressen im Format Benutzerkennung@uos.de ist nicht möglich.
Besitzt der Teilnehmer eine E-Mail-Alias-Adresse, muss diese anstelle der Standardadresse eingegeben werden (Beispiel: Zacharias.Muster@uni-osnabrueck.de anstelle von zmuster@uni-osnabrueck.de).
Auswahlliste
Während der Eingabe einer E-Mail-Adresse erstellt SOGo eine Trefferliste, aus der die passende Adresse ausgewählt werden sollte.
Der Termin wird durch Speichern in den persönlichen Kalender übernommen. Wurde beim Anlegen die Option Verabredungsbenachrichtigungen senden ausgewählt, wird automatisch eine Termineinladungen an Yvonne Muster versendet.
Der abgespeicherte Termin ist nun im persönlichen Kalender von Xaver Muster sichtbar.
Termineinladung bestätigen
Yvonne Muster öffnet die E-Mail von Xaver Muster, in der der Termin und die eingeladenen Personen angezeigt werden. Sie hat verschiedene Optionen zur Bearbeitung der Einladung:
- ANNEHMEN: Termin wird angenommen.
- ABLEHNEN: Termin wird abgelehnt.
- VORLÄUFIG: Termin wird unter Vorbehalt angenommen.
- DELEGIEREN: Termin wird an eine dritte Person weitergeleitet.
Im Beispiel nimmt Yvonne Muster den Termin an. Der Termin wird daraufhin in ihrem persönlichen Kalender als fester Termin (ohne gestrichelte Umrandung) angezeigt. Xaver Muster erhält parallel dazu eine E-Mail-Benachrichtigung über Yvonnes Terminbestätigung.
Anlegen eines gemeinsamen Kalenders in SOGo
Neben dem standardmäßig für jeden Benutzer verfügbaren Persönlichen Kalender, besteht die Möglichkeit, weitere Kalender anzulegen. Diese können mit anderen Benutzern, sofern diese über eine Benutzerkennung verfügen, zur gemeinsamen Termin- und Aufgabenverwaltung genutzt werden. Das folgende Szenario beschreibt, wie ein neuer Kalender angelegt und zur gemeinsamen Nutzung freigegeben wird.
Nach der Anmeldung an der SOGo-Schnittstelle ( https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/) sind folgende Schritte auszuführen, um einen neuen Kalender anzulegen:
- Wechseln in die Kalenderansicht.
- Über das +-Symbol in der Kalenderliste (links) den Neuer Kalender Dialog starten.
- Einen Namen für den Kalender vergeben (Beispiel: Dienstkalender).
- Mit OK den Dienstkalender anlegen.
Zugriffsrechte festlegen
Damit der Dienstkalender von Yvonne Muster mitgenutzt werden kann, müssen ihr Rechte an dem Dienstkalender zugewiesen werden. Hierzu öffnet man das Menü (drei senkrechte Punkte) rechts neben dem Dienstkalender und wählt den Menüpunkt Freigaben... aus.
Es erscheint das Dialogfenster Zugriffsrechte Dienstkalender. In das Suchfeld Benutzer hinzufügen wird die Benutzerkennung von Yvonne Muster (Beispiel: ymuster) eingegeben. SOGo durchsucht daraufhin die Benutzerdatenbank des Rechenzentrums und listet die gefundenen Treffer auf. Der Treffer Yvonne Muster (Yvonne Muster) ymuster@uni-osnabrueck.de wird angezeigt und ist auszuwählen.
Mitarbeitersuche
Personen, in der Regel Mitarbeitende, die eine E-Mail-Aliasadresse haben, müssen mit Vor- und Nachnamen, getrennt durch einen Punkt (Beispiel: martha.muster), gesucht werden.
Sobald der Benutzer (Beispiel: Yvonne Muster (Yvonne Muster) ymuster@uni-osnabrueck.de) ausgewählt wurde, werden die verfügbaren Zugriffsrechte angezeigt, die zugewiesen werden können. Für den Dienstkalender werden Yvonne Muster folgende Rechte zugewiesen:
- (Beispiel: Yvonne Muster (Yvonne Muster) ymuster@uni-osnabrueck.de)
- Durch Aktivieren des Optionsfeldes Für den Benutzer abonnieren wird der Dienstkalender automatisch in Yvonne Musters Kalenderansicht angezeigt.
- Öffentlich: Ändern (Ermöglicht die Änderung von Terminen, die als Öffentlich gekennzeichnet sind.)
- Vertraulich: Alles sehen (Ermöglicht das Einsehen von Terminen, die als Vertraulich gekennzeichnet sind.)
- Privat: Keine (Verhindert das Einsehen und Ändern von Terminen, die als Privat gekennzeichnet sind.)
Die ausgewählten Rechte werden über SPEICHERN aktiviert.
