Videokonferenzsystem (BigBlueButton)

Voraussetzungen

Beschäftigte und Studierende der Universität Osnabrück, die über eine gültige  Benutzerkennung verfügen, sind berechtigt, in BigBlueButton eigene Videokonferenzräume einzurichten.

Videokonferenzräume

Anmeldung

Die Universität Osnabrück bietet ihren Angehörigen über das PILOS-Frontend   https://webconf.uni-osnabrueck.de die Möglichkeit, auf den BigBlueButton-Webkonferenzservern Konferenzräume anzulegen und diese zu verwalten.

Für die Anmeldung werden Anmeldedaten ( Benutzerkennung und Passwort) benötigt (Beispiel: xmuster). Durch Auswahl der Schaltfläche Anmelden​​​​​​​ wird der Authentifizierungsvorgang gestartet.

Videokonferenzraum erstellen

Nach der Anmeldung befindet sich die angemeldete Person in ihrem persönlichen Startraum. Dort werden alle Räume aufgelistet, die vom Nutzer angelegt wurden. Der Startraum ist voll funktionsfähig und kann ebenso für Konferenzen genutzt werden wie neu angelegte Räume.

Über die Schaltfläche + Raum erstellen  im Bereich Räume lässt sich ein neuer Raum anlegen. Im erscheinenden Dialogfenster kann der passende Raumtyp ausgewählt und ein Name eingegeben werden. 

Klicken Sie im Bereich ​​​​​​​Eigene Räume auf die Schaltflächen Raum erstellen. Im erscheinenden Dialogfenster wählen Sie den passenden Raumtyp aus, geben einen Namen für Ihren Raum ein und bestätigen die Erstellung mit ​​​​​​Erstellen.

Videokonferenzraum verwalten

Auf der Verwaltungsseite   https://webconf.uni-osnabrueck.de von BigBlueButton lassen sich die Konferenzräume über das Einstellungen-Menü konfigurieren. Über die Raumeinstellungen lässt sich beispielsweise das Startverhalten eines Raumes festlegen. Räume können gelöscht und Zugriffsrechte angepasst werden. Für weitere Anpassungen kann der Expertenmodus aktiviert werden.

Einladen zu einer Videokonferenz

Damit Personen an einer Konferenz teilnehmen können, müssen diese eingeladen werden. Um den Raumlink zu erfahren, wird die Verwaltungsseite    https://webconf.uni-osnabrueck.de  von BigBlueButton aufgerufen. 

Der Link zum Konferenzraum wird angezeigt, wenn der entsprechende Konferenzraum, beispielsweise Testraum, ausgewählt ist. Er wird über die Schaltfläche Kopieren in die Zwischenablage übertragen und kann, z. B.,  in eine Einladungs-E-Mail eingefügt werden.

Videokonferenz Teilnahme

Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme an einer Konferenz werden ein Lautsprecher (Audiofunktion) zum Hören, ein Mikrofon zum Sprechen mit anderen Teilnehmern und optional eine Webcam (Videofunktion) zur eigenen Darstellung benötigt. Auf fast allen modernen Notebooks oder Laptops sind die erforderlichen Komponenten standardmäßig integriert. Auf älteren Rechnern fehlen oft Kamera und Mikrofon. In diesem Fall empfiehlt sich ein kabelgebundenes Headset (Kopfhörer mit Mikrofon), das über die entsprechenden Anschlüsse des Rechners angeschlossen wird.

Bluetooth-Headsets mit Mikrofon können ebenfalls verwendet werden, müssen jedoch zuvor mit dem Rechner über Bluetooth gekoppelt werden. Dies setzt voraus, dass auch der Rechner Bluetooth unterstützt.

Anmeldung mit Audioaktivierung

Die Teilnahme an einer Webkonferenz erfolgt über einen Raumlink, den der Moderator (Raumadministrator) den Teilnehmern z. B. über Element oder per E-Mail zusendet. Ist der Zugang zum Raum per Zugangscode geschützt, muss auch dieser den Teilnehmern mitgeteilt werden.

Falls ein Raum mit Zugangscode geschützt ist, muss dieser im ersten Schritt eingegeben werden, bevor der Raum betreten werden kann. Alternativ kann der Raum direkt durch Klick auf Beitreten (Raum ist schon offen) oder Starten betreten werden.

Nicht eingeloggte Nutzer werden im nächsten Schritt aufgefordert, einen Namen für die Anzeige im Konferenzraum einzugeben. Es wird empfohlen, den vollständigen Namen einzugeben. Durch Klicken auf Weiter wird der Raum betreten, alternativ kann an dieser Stelle auch noch eine Anmeldung in Webconf erfolgen.

Sie sollten außerdem den Echo-Test durchführen, um die einwandfreie Audiofunktion zu überprüfen. Der BigBlueButton-Server benötigt Zugriff auf das Mikrofon des Computers. Im Beispiel wird die Zugriffsberechtigung durch Klicken auf die Schaltfläche „Erlauben“ erteilt.

Im Dialog Audioeinstellungen ändern können, falls verfügbar, alternative Geräte für Mikrofoneingang und Lautsprecherausgang ausgewählt werden. Im Beispiel werden die Standardeinstellungen beibehalten. Der Lautstärkepegel des Audiosignals wird durch einen grünen Balken visualisiert. Über die Schaltfläche Audio starten werden die Audioeinstellungen übernommen.

Übersicht Konferenzraum

1. Teilnehmerliste: Im linken Fensterbereich werden die Konferenzteilnehmer aufgelistet. Die eigene Anzeige befindet sich stets oben (im Beispiel: (Ich)). Ein grünes Mikrofon am Profilbild signalisiert, dass das Mikrofon aktiviert ist und Sprache übertragen wird. Rote Mikrofonsymbole kennzeichnen stumme Mikrofone – die betreffenden Teilnehmer sind dann nicht hörbar. Das Stummschalten/Aktivieren der Mikrofone ist wichtig, um Überredesituationen zu vermeiden.
2. Öffentlicher Chat: BigBlueButton bietet einen öffentlichen Chat, in dem alle Teilnehmer Textnachrichten austauschen können.
3. Geteilte Notizen: Die Funktion für geteilte Notizen ermöglicht es allen Teilnehmern, gemeinsam zu schreiben. Diese Notizen lassen sich speichern, beispielsweise für Mitschriften oder Protokolle.
4. Bedienpanel: Über das Bedienfeld können Sie Audio- und Videofunktionen anpassen (Symbole linkes und daneben) und Ihren eigenen Bildschirm (rechtes Symbol) zu Demonstrationszwecken freigeben. Ein Klick auf das blaue Mikrofonsymbol schaltet Ihr Mikrofon stumm, was in der Teilnehmerliste durch ein durchgestrichenes Symbol und ein rotes Mikrofonsymbol gekennzeichnet ist. Es gibt außerdem einen Button für die Reaktionen und einen Button zum Handheben, wenn Sie etwas sagen möchten.
5. Präsentationsfläche: Die große Anzeige „Willkommen im Videokonferenzsystem der Universität Osnabrück“ ist der Präsentationsbereich. Hier teilt der Präsentator Inhalte. Die Präsentatorrolle kann während der Konferenz übertragen werden. Der Präsentationsbereich lässt sich über das blaue Präsentationssymbol (unten rechts) verkleinern, um die Sichtbarkeit der Teilnehmer bei Videokonferenzen zu verbessern.

Kamera aktivieren

Um die Videofunktion (Webcam freigeben) einzuschalten, wird unterhalb der Präsentationsfläche im Bedienpanal das Kamera-Symbol ausgewählt.

Die folgende Meldung wird in der Regel durch die Sicherheitseinstellungen des Browsers verursacht. Der BigBlueButton-Server benötigt Zugriff auf die Kamera des Rechners. Die Zugriffsberechtigung wird im Beispiel über die Schaltfläche Dieses Mal erlauben erteilt.

Die Webcameinstellungen werden angezeigt und können nun angepasst werden. Über die Schaltfläche Freigabe starten wird die Übertragung des Kamerabildes initiiert (hier dargestellt mit einem Beispielbild).

Das aktuelle Kamerabild wird nun in den Konferenzraum übertragen. Das blaue Webcam-Symbol signalisiert, dass die Kamera aktiv ist. Über dieses Symbol kann die Webcam deaktiviert werden. Alle im Konferenzraum freigegebenen Kameras werden hier dargestellt. Sind beispielsweise 10 Teilnehmer einer Konferenz mit Kamera zugeschaltet, so sind diese gleichzeitig sichtbar.

Webkonferenz verlassen

Ein Konferenzraum kann über den Menüpunkt Konferenz verlassen verlassen werden, der beim Auswählen des roten Buttons (oben rechts) angezeigt wird.

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