Videokonferenzsystem (BigBlueButton)

Voraussetzungen

Beschäftigte und Studierende der Universität Osnabrück, die über eine gültige  Benutzerkennung verfügen, sind berechtigt, in BigBlueButton eigene Videokonferenzräume einzurichten.

Videokonferenzräume

Anmeldung

Die Universität Osnabrück bietet ihren Angehörigen über das Greenlight-Frontend   https://webconf.uni-osnabrueck.de die Möglichkeit, auf den BigBlueButton-Webkonferenzservern Konferenzräume anzulegen und diese zu verwalten.
Dazu wird im ersten Schritt der Button Einloggen ausgewählt.

Für die Anmeldung werden Anmeldedaten ( Benutzerkennung und Passwort) benötigt (Beispiel: xmuster). Durch Auswahl der Schaltfläche Einloggen wird der Authentifizierungsvorgang gestartet.

Videokonferenzraum erstellen

Nach der Anmeldung befindet sich der angemeldete Nutzer (hier: Xaver Muster) in seinem persönlichen Startraum.  Dort werden alle Räume aufgelistet, die vom Nutzer angelegt wurden. Der Startraum ist voll funktionsfähig und kann ebenso für Konferenzen genutzt werden wie neu angelegte Räume. Über die Schaltfläche + Raum erstellen lässt sich ein neuer Raum anlegen.

Bei der Erstellung eines neuen Konferenzraums muss ein Raumname (hier: RZ Dokumentation) vergeben werden. Alle anderen Parameter sind optional und können über einen Schieberegler zugeschaltet werden. Über die Schaltfläche Raum erstellen wird der gewünschte Raum erzeugt.

Videokonferenzraum verwalten

Auf der Verwaltungsseite  https://webconf.uni-osnabrueck.de von BigBlueButton lassen sich die Konferenzräume über das 3-Punkte-Menü konfigurieren. Über die Raumeinstellungen kann beispielsweise das Startverhalten eines Raumes (Autostart oder manueller Start) festgelegt werden. Räume können gelöscht und Zugriffsrechte angepasst werden.

Einladen zu einer Videokonferenz

Damit Personen an einer Konferenz teilnehmen können, müssen diese eingeladen werden. Dies geschieht beispielsweise über eine E-Mail, die alle benötigten Eckdaten, wie Datum, Uhrzeit sowie den Raumlink enthält.
Um den Raumlink zu erfahren, wird die Verwaltungsseite   https://webconf.uni-osnabrueck.de  von BigBlueButton aufgerufen. Der Link zum Konferenzraum (Bildpunkt: 3) wird angezeigt, wenn der entsprechende Konferenzraum, beispielsweise RZ Dokumentation (Bildpunkt: 1), ausgewählt ist. Er wird über die Schaltfläche Kopieren (Bildpunkt 4) in die Zwischenablage übertragen und kann in die E-Mail eingefügt werden.

Videokonferenz Teilnahme

Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme an einer Konferenz werden ein Lautsprecher (Audiofunktion) zum Hören, ein Mikrofon zum Sprechen mit anderen Teilnehmern und optional eine Webcam (Videofunktion) zur eigenen Darstellung benötigt. Auf fast allen modernen Notebooks oder Laptops sind die erforderlichen Komponenten standardmäßig integriert. Auf älteren Rechnern fehlen oft Kamera und Mikrofon. In diesem Fall empfiehlt sich ein kabelgebundenes Headset (Kopfhörer mit Mikrofon), das über die entsprechenden Anschlüsse des Rechners angeschlossen wird.

Bluetooth-Headsets mit Mikrofon können ebenfalls verwendet werden, müssen jedoch zuvor mit dem Rechner über Bluetooth gekoppelt werden. Dies setzt voraus, dass auch der Rechner Bluetooth unterstützt.

Anmeldung mit Audioaktivierung

Die Teilnahme an einer Webkonferenz erfolgt über einen Link, der zusammen mit einem Anmeldecode und den Eckdaten (Datum, Uhrzeit) vom Moderator (Raumverwalter) an die Teilnehmer versendet wird. Das folgende Beispiel veranschaulicht eine Videokonferenz mit den Teilnehmern Xaver, Yvonne und Martha Muster. Yvonne und Martha Muster erhalten von Xaver per E-Mail eine Einladung zu einer Webkonferenz zum Thema Homeoffice, die den Link zum Konferenzraum RZ-Dokumentation enthält.

Yvonne Muster öffnet den Einladungslink aus der E-Mail in ihrem Browser.

Im ersten Schritt der Anmeldung wird die Eingabe des Raumzugangscodes erwartet, den Yvonne mit der Einladungs-E-Mail erhalten hat. Die Eingabe wird über den Button Betreten bestätigt.

Im zweiten Schritt wird die Teilnehmerin Yvonne Muster aufgefordert, einen Namen für die Anzeige im Konferenzraum einzugeben. Es wird empfohlen, den vollständigen Namen anzugeben und diesen über die Schaltfläche Teilnehmen zu bestätigen.

Yvonne Muster muss nun auswählen, wie sie der Konferenz beitreten möchte. Sie wählt die Schaltfläche Mit Mikrofon, um an der Konferenz teilnehmen zu können.

Die folgende Meldung wird in der Regel durch die Sicherheitseinstellungen des Browsers verursacht. Der BigBlueButton-Server benötigt Zugriff auf das Mikrofon des Rechners. Die Zugriffsberechtigung wird im Beispiel über die Schaltfläche Dieses Mal erlauben erteilt.

Im Dialog Audioeinstellungen ändern können, falls verfügbar, alternative Geräte für Mikrofoneingang und Lautsprecherausgang ausgewählt werden. Im Beispiel werden die Standardeinstellungen beibehalten. Der Lautstärkepegel des Audiosignals wird durch einen grünen Balken visualisiert. Über die Schaltfläche Audio starten werden die Audioeinstellungen übernommen.

Übersicht Konferenzraum

1. Teilnehmerliste: Im linken Fensterbereich werden die Konferenzteilnehmer aufgelistet. Die eigene Anzeige befindet sich stets oben (im Beispiel: Yvonne Muster (Ich)). Ein grünes Mikrofon am Profilbild (z.B. Yv) signalisiert, dass das Mikrofon aktiviert ist und Sprache übertragen wird. Rote Mikrofonsymbole kennzeichnen stumme Mikrofone – die betreffenden Teilnehmer sind dann nicht hörbar. Das Stummschalten/Aktivieren der Mikrofone ist wichtig, um Überredesituationen zu vermeiden.
2. Öffentlicher Chat: BigBlueButton bietet einen öffentlichen Chat, in dem alle Teilnehmer Textnachrichten austauschen können.
3. Geteilte Notizen: Die Funktion für geteilte Notizen ermöglicht es allen Teilnehmern, gemeinsam zu schreiben. Diese Notizen lassen sich speichern, beispielsweise für Mitschriften oder Protokolle.
4. Bedienpanel: Das Bedienpanel ermöglicht die Einstellung von Audio- und Videofunktionen (linkes bzw. mittleres Symbol) sowie die Freigabe des eigenen Bildschirms (rechtes Symbol), zu Demonstrationszwecken. Durch Klicken auf das blaue Mikrofonsymbol wird das eigene Mikrofon stummgeschaltet, was sich durch ein durchgestrichenes Symbol und ein rotes Mikrofonsymbol in der Teilnehmerliste anzeigt.
5. Präsentationsfläche: Die große "Willkommen bei BigBlueButton"-Anzeige ist die Präsentationsfläche. Sie wird vom Präsentator bedient, um Inhalte zu teilen. Die Präsentatorrolle kann während der Konferenz übertragen werden. Die Präsentationsfläche kann mittels des blauen Präsentations-Symbols (rechts unten) verkleinert werden, um bei Videokonferenzen die Sichtbarkeit der Teilnehmer zu verbessern.

Kamera aktivieren

Um die Videofunktion (Webcam freigeben) einzuschalten, wird unterhalb der Präsentationsfläche im Bedienpanal das Kamera-Symbol ausgewählt.

Die folgende Meldung wird in der Regel durch die Sicherheitseinstellungen des Browsers verursacht. Der BigBlueButton-Server benötigt Zugriff auf die Kamera des Rechners. Die Zugriffsberechtigung wird im Beispiel über die Schaltfläche Dieses Mal erlauben erteilt.

Die Webcameinstellungen werden angezeigt und können nun angepasst werden. Über die Schaltfläche Freigabe starten wird die Übertragung des Kamerabildes initiiert (hier dargestellt mit einem Beispielbild).

Die aktuelle Kameraaufzeichnung von Yvonne wird nun in den Konferenzraum übertragen. Das blaue Webcam-Symbol signalisiert, dass die Kamera aktiv ist. Über dieses Symbol kann die Webcam deaktiviert werden. Alle im Konferenzraum freigegebenen Kameras werden hier dargestellt. Sind beispielsweise 10 Teilnehmer einer Konferenz mit Kamera zugeschaltet, so sind diese gleichzeitig sichtbar.

Webkonferenz verlassen

Ein Konferenzraum kann über den Menüpunkt Konferenz verlassen verlassen werden, der beim Auswählen des roten Buttons (oben rechts) angezeigt wird.

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