Dezernentin

Jutta Reisige leitet das Dezernat 3 Finanzen.

Vertretung der Dezernentin

Janine Strotmann vertritt die Dezernentin.

Wir unterstützen die Dezernatsleitung in Grundsatzangelegenheiten, erledigen Sonderaufgaben und organisieren das Dezernatsbüro.

Sachgebietsleitung

Sachgebietsleiterin Sandra Gurzynski entlastet die Dezernatsleitung. Zu ihren Aufgaben gehört insbesondere

• die Finanzplanung und -steuerung für den Bereich der wissenschaftsunterstützenden Einrichtungen und des Dezernats 6 einschließlich Verwaltungskostenbudgetierung,
• Bereichs- und sachgebietsübergreifende Angelegenheiten (Projektmanagement),
• die organisatorische Betreuung Auszubildender sowie neuer Mitarbeiter*innen,
• die SAP-Betreuung für das Modul PSM.

Vertretung der Sachgebietsleitung

Dezernatsbüro

Wir kümmern uns um alles, was aus Mitteln des Landes Niedersachsen finanziert wird, d. h. also sowohl um den sog. Globalhaushalt als auch um die Sondermittel des Landes Niedersachsen. Über den Globalhaushalt erhält die Universität Osnabrück rd. 110 Mio. Euro. Über die Verwendung dieses Geldes muss sie keinen kleinteiligen Verwendungsnachweis führen, es ist allerdings zweckgebunden für die originären Belange der Universität auszugeben. Selbstverständlich gelten für die Verwendung die Vorschriften der Landeshaushaltsordnung sowie zahlreiche interne und externe Regularien.

Die Sondermittel des Landes in jährlich wechselndem Umfang (zuletzt 25 Mio. Euro) werden jeweils für einen spezifischen Zweck zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören z.B. die Studienqualitätsmittel und die Mittel aus dem Zukunftsvertrag „Studium und Lehre stärken“ (ZSL).  Zur Verwendung dieser Mittel muss in der Regel ein mehr oder weniger detaillierter Nachweis vorgelegt werden.

Auch Mischfinanzierungen unter deutlicher Beteiligung des Landeshaushaltes werden in unserem Sachgebiet bearbeitet ebenso wie die Stiftungsprofessuren und nicht rückzahlbare Projektreste aus Drittmittelprojekten, die so genannten Sonderrücklagen.

Abgesehen von den Sondermitteln sind wir fachbereichsweise organisiert. So haben die Kolleg*innen in den Organisationseinheiten jeweils eine feste Ansprechperson in unserem Team.

Sachgebietsleitung

Janine Strotmann leitet das Sachgebiet Finanzmanagement. Sie ist verantwortlich für

• die Finanz- und Budgetplanung,
• die zentralen Rücklagen und die Budgetsteuerung,
• die dezentralen Jahresabschlüsse,
• das Tenure-Track-Programm,
• die Festsetzung von Nutzungsentgelten sowie
• die Abrechnung von Nebentätigkeiten.

Vertretung der Sachgebietsleitung

Sarah Bork bearbeitet

• die Mittel aus dem Hochschulpakt,
• die Mittel aus dem "Zukunftsvertrag Studium und Lehre stärken" (ZSL) sowie
• die Sondermittel des Landes.

Sarah Bork wird vertreten durch Janine Strotmann.

Petra Hafemann ist zuständig für

• die Mittel der Fachbereiche 6, 9, 10,
• die Mittel der Hochschulleitung sowie der wissenschaftsunterstützenden Organisationseinheiten (ohne Gebäudebewirtschaftung und UB),
• die freien Stellenmittel der Verwaltung und zentralen Organisationseinheiten sowie
• die Abrechnung der Telefonkosten von Drittnutzern.

Petra Hafemann wird vertreten durch Anette Wohlgemuth.

Das Aufgabengebiet von Rabea Lüken umfasst

• die Betreuung der zentralen Pools
  • Berufungspool inkl. Stiftungsprofessuren und Digitalisierungsprofessuren,
  • Forschungs- und Innovationspool inkl. Forschungszentren,
  • Pool für fachbereichsübergreifende Verpflichtungen
  • Frauenförderpool inkl. Gleichstellungsmaßnahmen im Rahmen des Professorinnenprogramms (PPIII),

• die Bearbeitung von Spenden, Sponsoring,
• die Abwicklung von Tagungen.
• Sie ist SAP-Key-Userin im PSM.

Rabea Lüken wird vertreten durch Birgit Stute gen. Käuper.

Melanie Möller ist zuständig für

• die Mandantenbetreuung für das Dezernat 6 Gebäudemanagement,
• die Ersteinrichtungsmittel sowie
• die Sonderposten Studienbeiträge.

Melanie Möller wird vertreten durch Janine Strotmann.

Birgit Stute gen. Käuper betreut

• die Mittel der Fachbereiche 3, 5 und der Universitätsbibliothek,
• die Administration der Mittel der Universitätsgesellschaft,
• die Großgeräte,
• die Investitionsmittel,
• das Deutschlandstipendium,
• die Schadensabwicklung im Rahmen des Selbstversicherungsprinzips,
• Verwaltungs- und Kooperationsvereinbarungen,
• die Künstlersozialabgabe,
• die Abwicklung von Patenten.

Birgit Stute gen. Käuper wird vertreten durch Rabea Lüken.

Zu den Aufgaben von Anette Wohlgemuth gehören

• die Mittel der Fachbereiche 1, 7, 8, des Rechenzentrums sowie
• die zentralen Studienqualitätsmittel.

Anette Wohlgemuth wird vertreten durch Petra Hafemann.

In den beiden Drittmittelsachgebieten werden sämtliche Mittel bearbeitet, die nicht vom Land Niedersachsen kommen. Sie unterliegen i.d.R. sehr spezifischen – von Geldgeber zu Geldgeber unterschiedlichen – Verwendungsrichtlinien. Wegen dieser Unterschiedlichkeit erfolgt die Sachbearbeitung abhängig vom Geldgeber, so dass z.B. Ihr DFG-Projekt von einer/einem anderen Kolleg*in bearbeitet wird als ein Projekt, das aus Mitteln des Bundes finanziert wird. Abhängig vom Geldgeber muss die Verausgabung zum Teil sehr kleinteilig geprüft und nachgewiesen werden.

Mischfinanzierungen unter deutlicher Beteiligung des Landes werden allerdings abweichend im Sachgebiet Finanzmanagement bearbeitet.

Sachgebiet Drittmittel I

Im Sachgebiet Drittmittel I administrieren Ihre Ansprechpartner*innen Projekte der nicht-wirtschaftlichen Tätigkeit, die von Stiftungen, vom Bund oder von weiteren Drittmittelgebern (ohne DAAD, DFG, EU) finanziert werden.

Sachgebietsleitung

Kerstin Rosenski leitet das Sachgebiet Drittmittel I mit den Arbeitsschwerpunkten:

• Drittmittel von Stiftungen (ohne Stiftungsprofessuren), Drittmittel von nationalen und internationalen Drittmittelgebern (ohne DAAD, DFG, EU),
• Jahresabschluss Drittmittel.

Vertretung der Sachgebietsleitung

Ingrid Hentschel administriert

• die Drittmittel des Bundes (Fachbereiche 3, 5),
• das Professorinnenprogramm (Fachbereich 3, 5),
• die Drittmittel von Stiftungen (Fachbereiche 3, 5, ohne Stiftungsprofessuren),
• die Drittmittel von sonstigen nationalen Drittmittelgebern (Fachbereiche 3, 5).

Ingrid Hentschel wird vertreten durch Kerstin Rosenski.

Emily Klein bearbeitet

• die Drittmittel des Bundes (Fachbereiche 1, 7, 9, IKFN, IMIS, VirtUOS, ZBW),
• das Professorinnenprogramm (Fachbereiche 1,7,9),
• die Drittmittel von Stiftungen (Fachbereiche 1, 7, 9, IKFN, IMIS, VirtUOS, ZBW, ohne Stiftungsprofessuren),
• die Drittmittel von sonstigen nationalen Drittmittelgebern (Fachbereiche 1,7,9 IKFN, IMIS, VirtUOS, ZBW).

Emily Klein wird vertreten durch Sabine Michel.

Sabine Michel ist zuständig für

• die Drittmittel des Bundes (Fachbereiche 6, 8, 10),
• das Professorinnenprogramm (Fachbereiche 6, 8, 10),
• die Drittmittel von Stiftungen (Fachbereiche 6, 8, 10, ohne Stiftungsprofessuren),
• die Drittmittel von sonstigen nationalen Drittmittelgebern (Fachbereiche 6, 8, 10).

Sabine Michel wird vertreten durch Emily Klein.

Sachgebiet Drittmittel II

Im Sachgebiet Drittmittel II bewirtschaften Ihre Ansprechpartner*innen alle übrigen Drittmittelprojekte (DFG, EU, Europäischer Strukturfonds, Erasmus, DAAD, Fort- und Weiterbildung, Kooperationen).

Sachgebietsleitung

Sandra Görtz leitet das Sachgebiet Drittmittel II mit den Arbeitsschwerpunkten:

• Drittmittel der Europäischen Union (ERC-Grants),
• Jahresabschluss Drittmittel.

Vertretung der Sachgebietsleitung

Marina Brentrop ist zuständig für

• Drittmittel der Europäischen Union (EU, ohne ERC-Grants),
• Drittmittel aus Europäischen Strukturfonds,
• Drittmittel zur Förderung des internationalen Austausches (Erasmus).

Marina Brentrop wird vertreten durch Sandra Görtz.

Lisa Diekmann administriert

• die Drittmittel der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

Lisa Diekmann wird vertreten durch Marie Gomez.

Marie Gomez ist zuständig für

• die Drittmittel der wirtschaftlichen Tätigkeit,
• wissenschaftliche Kooperationen (umsatzsteuerpflichtig),
• Fort- und Weiterbildung,
• die Mandantenbetreuung des Kompetenzzentrums für Lehrerfortbildung (KLF).

Marie Gomez wird vertreten durch Lisa Diekmann.

Ina Leugers betreut

• die Drittmittel der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

Ina Leugers wird vertreten durch Sina Osterheider-Breeck.

Sina Osterheider-Breeck bearbeitet:

• Drittmittel zur Förderung des internationalen Austausches (DAAD),
• Spenden und Sponsoring,
• die Abwicklung von Tagungen.

Sina Osterheider-Breeck wird vertreten durch Ina Leugers.

Wir buchen und zahlen Ihre Rechnungen nach Freigabe durch die mittelbewirtschaftende Stelle. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen und mahnen säumige Zahler*innen. Wir machen die Steuererklärungen für die sog. Betriebe gewerblicher Art und beraten Sie in steuerrechtlichen Fragen. Wir erstellen den kaufmännischen Jahresabschluss und liefern Daten zu Rankings und Forschungsevaluationen.

Sachgebietsleitung

Zu den Aufgaben der Sachgebietsleitung Silke Kemper gehören

• der Jahresabschluss,
• das Prüfungswesen (Finanzen),
• das Projekt eRech.
• Sie ist SAP-Key-Userin FI.

Vertretung der Sachgebietsleitung

Anette Batchelor ist zuständig für die Bereiche:

• Kreditorenbuchhaltung (Ausland),
• Digitales Rechnungseingangsmanagement,
• Stammdatenmanagement Kostenrechnung,
• Telefonkostenschnittstelle, Personalkostenschnittstelle,
• Personalkostenverrechnung,
• Anwendungsbetreuung SAP WebGUI,
• Interne Leistungsverrechnung (ILV).

Anette Batchelor wird vertreten durch Maria Pohlmann.

Eva Beyer verantwortet:

• die Anlagenbuchhaltung,
• die Aussonderungsanträge,
• die Kreditorenbuchhaltung (Inland).

Eva Beyer wird vertreten durch Rosemarie Windmann.

Susanne Brinkmann bearbeitet

• die Kreditorenbuchhaltung (Inland),
• das Kreditorenmahnwesen,
• die Kreditorenvorschüsse.

Susanne Brinkmann wird vertreten durch Anette Batchelor.

Emelie Johannesdotter bearbeitet die Bereiche:

• die Debitorenbuchhaltung, insbesondere die debitorische Abwicklung des ZLB, ZfH,
• das Debitorenmahnwesen und Vollstreckungsangelegenheiten,
• den Zahlungsverkehr (Ausland),
• die zentrale Rechnungsausgangsbetreuung,
• die Buchhaltung für das Körperschaftsvermögen und die Universitätsstiftung,
• Steuerangelegenheiten für die Betriebe gewerblicher Art.

Emelie Johannesdotter wird vertreten im Bereich Steuern durch Silke Kemper; in der Debitorenbuchhaltung durch Stefanie Vogt.

Stefanie Vogt ist zuständig für

• die Bankbuchhaltung,
• den Zahlungsverkehr (Inland),
• die Debitorenbuchhaltung für Tagungen, Exkursionen, Sprachkurse und das Jobticket.

Stefanie Vogt wird vertreten durch Susanne Brinkmann.

Rosemarie Windmann ist zuständig für die Bereiche:

• Kreditorenbuchhaltung (Inland),
• Abrechnung VISA-Karten,
• Kasse UniShop,
• durchlaufende Posten.
• Sie ist SAP-Key-Userin FI.

Rosemarie Windmann wird vertreten durch Eva Beyer.

Die Vergabestelle unterstützt Sie auf Grundlage der Beschaffungsrichtlinie der Universität und der sonstigen rechtlichen Rahmenbedingungen bei der richtigen Vergabe von kleinen und großen Beschaffungen. Zu unseren Aufgaben gehört der Abschluss zentraler Rahmenverträge für spezifische Waren und Dienstleistungen ebenso wie der Abschluss von Werk- und Dienstleistungsverträgen. Die Beschaffungsrichtlinie ist für alle Organisationseinheiten – unabhängig von der Finanzierungsquelle – bindend.

Ihre Reisen werden dezentral in Ihrer Organisationseinheit genehmigt. Die Abrechnung wird zentral im Dezernat 3 geprüft und abgerechnet. Dabei sind wir an die Niedersächsische Reisekostenverordnung gebunden. Für externe Reisende gelten analoge Richtlinien.

Die wesentlichen Formulare und Regularien aus dem Bereich Reisekosten gibt es auch in englischer Übersetzung.

Beschaffung@uni-osnabrueck.de
Reisekosten@uni-osnabrueck.de

Sachgebietsleitung

Karin Ramm leitet das Sachgebiet und ist verantwortlich für

• die Grundsätze des Vergabe- und Vertragswesens und des Zollrechts,
• die Werk- und Dienstleistungsverträge mit Beschäftigten der Universität Osnabrück,
• das Druck- und Kopierwesen sowie die Geräteorganisation.

Vera Hohlt und Mirja Mohrhenn sind zuständig für:

• das Vergabe- und Beschaffungswesen der Fachbereiche, des SFB und der Forschungszentren, der Hochschulleitung, der wissenschaftsunterstützenden Einrichtungen, der Beauftragten und des Personalrats,
• Werk- und Dienstleistungsverträge,
• Interne Umzüge/ Kleintransporte,
• den Verkauf ausgesonderter Gegenstände,
• die E-Vergabe.

Abrechnung von Reisekosten

Mareike Frenkel bearbeitet die Bereiche:

• Reisekosten der Beschäftigten der Universität Osnabrück,
• Reisekosten Externe, Lehraufträge und Gastvorträge,
• Jobticket.

Mareike Frenkel wird vertreten durch Daniel Hoppe.

Daniel Hoppe bearbeitet die Bereiche:

• Reisekosten der Beschäftigten der Universität Osnabrück,
• Reisekosten Externe, Lehraufträge und Gastvorträge,
• Jobticket.

Daniel Hoppe wird vertreten durch Mareike Frenkel.

Hier werden Grundsatzangelegenheiten zu SAP geklärt und Projekte mit SAP-Bezug vorbereitet. In der Vergangenheit war das z.B. die Einführung von WebGUI, aktuell ist die Einführung der E-Rechnung das große Thema.

Annette Frerker verantwortet

• die Berechtigungs- und Nutzerverwaltung SAP,
• die zentrale Lizenzverwaltung SAP,
• das zentrale System- und Projektmanagement der SAP-Applikationen einschließlich deren Schnittstellen,
• das zentrale SAP-Datenmanagement,
• Grundsätze des Dokumentenmanagements,
• Grundsatzangelegenheiten WebGUI,
• das Projekt DiRK,
• das Projekt E-Rech.